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pdfソフトで用いられる機能は様々!編集方法から圧縮方法まで徹底解説!

2021-11-25 / 管理人Kokoro

pdfソフトの中には無料で使えて、なおかつ機能も充実しており便利なものも多くあります。
pdfは仕事でもよく用いられることのあるフォーマットなので、利用したことがあるという方も多いでしょう。
しかし、活用したことがないとどのような機能があるのか把握することも難しくなってしまいます。
そこで今回は、pdfソフトで用いられる主な機能について編集方法から結合方法、変換方法、圧縮方法までを解説していきます。
pdfの持つ機能を知っているだけでも活用できるかどうかが異なってくるので、ぜひ最後までチェックしてみてください。

pdfファイルを編集するための方法とは?

pdfソフトがあれば、pdfリーダーなどで読み込むだけでなくpdfのテキストなどを直接編集できるようにもなります。
仕事で用いられるケースとしては、会社の移転や電話番号が変わったなどの場合に用いられることが多くなっています。
企業の多くは、外注でpdfなどの編集を委託していますが、pdfを直接編集できれば資料作成後移転や電話番号の変更をしたとしても、長く活用できるようになるでしょう。
pdfの編集方法としては、用いるpdfソフトの機能によっても異なります。
Wordのようにテキストを直接編集できる方法や画像やオブジェクトの直接変更ができる方法、さらに画像などを挿入したり削除したりすることができるものなど様々です。
pdfの編集が可能となれば、企業の最新情報を常に更新し掲載できるようになります。
また、直接編集できるだけでなく編集後のpdf文章をロックできるかどうかもpdfソフトによって異なっています。
pdfファイルはソフトを用いれば編集することは可能です。
簡単に編集できてしまうと、契約書や見積書なども簡単に改ざんできてしまうことにつながります。
顧客情報が記載されている書類や契約書類などの大切なpdfファイルであれば、編集権をロックしておいた方が安全に使用できるでしょう。
ただし、pdfファイルを直接編集できるpdfソフトはそう多くありません。
pdfソフトを導入する場合には、必ず直接編集可能かどうかや編集権がロックできるかどうかをチェックしておくことをおすすめします。
他にもpdfの編集機能としては、プライバシー保護に役立つ「墨消し」機能が便利です。
pdfの文書ファイル内で個人情報を記載する場合、墨消しで個人情報部分のみを隠せるようになっています。
紙面ではなくデジタル化している現代において、個人情報の保護は会社の信用問題にもつながる重要なものです。
企業で個人情報を取り扱う場合には、必ず墨消しのような機能が搭載されているソフトを選んでみてください。
用いるpdfソフトによっては、個人情報が記載されている部分を自動で認識して墨消ししてくれる機能が搭載されていることもあります。

pdfファイルを結合させるには?

pdfソフトの中には、複数のpdfファイルを1つに結合できる機能を持つソフトがあります。
複数のpdfファイルを結合するケースでは、複数人でpdfファイルを作成し1つにまとめて資料を完成させたい時や既存のpdfファイルを一括で送信したい時に用いられています。
pdfファイルをまとめて送信する際には、zipファイルに圧縮されることが多くなっていますが、スマホやタブレットなどのモバイル端末ではzipファイルを解凍できないことがあります。
より情報共有をスムーズにするために、pdfファイルを結合して送信することがおすすめされているのです。
pdfファイルはpdfソフトを活用すれば結合できますが、反対に分割することも可能となります。
分割することで長い文章でも短いコンテンツとして分けられます。
結合する際には、必要に応じてオプションにて「しおり」を追加することもできます。
また、既に作成されたpdfファイルに別のpdfファイルを挿入することも可能です。
いずれも対応するpdfソフトで編集する必要があります。
結合するだけであれば、無料のオンラインpdf処理サイトを活用できます。
ただし、無料のオンライン処理サイトは安全性に欠けるので機密情報や個人情報などを記載したpdfファイルの結合はおすすめしません。

h2:pdfファイルを別のフォーマットに変換するには?

pdfファイルを変換するためには、pdfファイル自体のセキュリティが設定されていない、もしくはセキュリティが設定されていても内容のコピーを許可している状態である必要があります。
契約書類や機密情報書類、個人情報記載書類などはプライバシーの保護や改ざん防止を目的としてpdfファイルに閲覧制限と編集制限のセキュリティを設定できるようになっています。
セキュリティ次第では、pdfファイルの変換はできません。
変換できない場合には、印刷しパソコンへスキャン後OCR処理を行う方法があります。
OCR処理とは読み込んだ画像データをWordやExcel、PowerPointなどに変換してくれる機能です。
手間はかかりますが、セキュリティの制限がかかっているpdfファイルを変換する際には便利に使えます。
また逆に、WordやExcel、PowerPointの書類をpdfへ変換することも可能となっています。
変換できるものとしては、Wordや絵苦節、PowerPoint以外では一太郎、トマップ、JPEG、画像pdfなどが挙げられます。
文書ファイル、もしくはpdfファイルを変換する場合、ソフトを用いらずともオンライン上で変換できるものも登場しています。
しかし、オンライン上となるとセキュリティなどの安全性を見極めなければなりません。
どのようなオンラインツールなのかを事前に調べてから利用するようにしてみてください。
pdfファイルや文書ファイルをオンラインで変換できればソフトも必要とならず、その場で行えることから非常に効率的かつ費用節約にもつながります。
安全性の高いオンラインツールを探しているのであれば、Adobeから登場しているオンラインツールを利用してみてください。
Adobeはソフトも有名ですが、オンライン上では無料で変換や編集などを行えるものがあります。
信用がなければ国内でもこれほど認知されることはありません。
無料でも信頼性の高いオンラインツールを活用してみましょう。

pdfファイルを圧縮させる方法とは?

pdfファイルは様々な資料や文書にて用いられています。
仕事で用いる際にもWordやExcel、PowerPointのデータをpdfへ変換し、取引先や仕事関係者へメールに添付するなどして送信することもあるでしょう。
しかし、pdfファイルの容量が大きくなってしまうと、送信しても相手側がファイルを開けない、pdfファイルが重すぎて開けないということも起こり得ます。
ファイルサイズが大きくなってしまう原因としては、文章以外に複数の画像データを配置していたり、高画質過ぎる画像を配置していたり、WordやExcelなどのページ数が多すぎたりすることが考えられます。
pdfファイルのデータ容量は、用途に応じて求められる容量が異なっています。
容量が大きい場合には、ファイルを圧縮してから送信する方法が一般的です。
pdfファイルを圧縮して軽量化することで、共有しやすくなり仕事の円滑化につながります。
pdfを編集できるソフトで圧縮するか、オンライン上でpdfファイルを圧縮する方法のどちらかを選びましょう。
もちろん無料で圧縮できるソフトやオンラインツールなども存在しています。
pdfファイルをzip形式に圧縮するだけであれば、Windowsに搭載されているエクスプローラーが使えます。
Macであればプレビューというアプリを用いてファイルサイズを圧縮できます。
オンラインツールの中でも無料で使えるものから有料で使うものなど様々です。
オンライン上のツールを用いて圧縮する場合でも、セキュリティ対策がしっかりと行われているツールであれば安全性が高いです。
万が一のリスクも負いたくない場合には、オンラインツールではなくソフトを利用して機密情報や個人情報を保護しましょう。

今回は、pdfソフトで用いられている主な機能について編集から圧縮までをまとめてご紹介してきました。
pdfファイル自体、仕事などでよく用いられていることもあり検索エンジンにて調べてみると、様々なオンラインツールが出てきてくれます。
もちろんpdfファイルを編集や結合、変換、圧縮するためにはpdfソフトの利用がおすすめです。
しかし、安全性の高いオンラインツールや機密情報・個人情報が記載されていないpdfファイルであれば無料で使えるオンラインツールの利用を検討してみてはいかがでしょうか?
今後も文書や資料はどんどんデジタル化していくことが容易に予測できるので、pdfファイルを便利に使うためにそれぞれの持つ機能を理解しておくことが大切です。
デジタル化が進むことで情報流出の危険性が高まっていくことも考えられます。
より高い安全性を求めるのであれば、有料でもpdfソフトを用いて編集することをおすすめします。